İnsan Odaklı Çalışma Ortamı Sayesinde Daha Fazla Verimlilik

Uzaktan çalışmanın normal günlük yaşamın bir parçası haline geldiği iş dünyasına doğru ilerlerken, çalışanların kullandığı BT altyapısını optimize etmek mümkün değildir. Sadece, çalışanların ihtiyaçlarını satın alma süreçlerine entegre eden şirketler memnuniyet ve verimlilik sağlayabilir.

Yazan:

Son Kullanıcı Sistemleri Ülke Satış Lideri Ümit Yeşiltaş


Uzaktan çalışmanın normal günlük yaşamın bir parçası haline geldiği iş dünyasına doğru ilerlerken, çalışanların kullandığı BT altyapısını optimize etmek mümkün değildir. Sadece, çalışanların ihtiyaçlarını satın alma süreçlerine entegre eden şirketler memnuniyet ve verimlilik sağlayabilir.

Günümüzde şirketler her zamankinden çok daha farklı nesilleri tek bir çatı altında bir araya getiriyor: Baby Boomers, X Kuşağı, Y kuşağı ve Z Kuşağı. Bu nesiller arasında nitelikleri, çalışma biçimleri, işverenlerden talepleri ve son olarak iş-yaşam dengelerine yönelik tutumlarında önemli ölçüde farklılıklar bulunuyor. Nesil farklılıklarına ek olarak, çalışma şekillerindeki değişiklikler de teknoloji ihtiyaçlarını değiştirdi. Bunda, esnek çalışma modelleri ve uzaktan çalışmanın da etkileri bulunuyor.

Örneğin, Z Kuşağının yaklaşık yüzde 80’i, işverenlerini seçerken yüksek standartlara sahip bir BT altyapısının kendileri için en önemli öncelik olduğunu belirtiyor. Kendilerine ait cihazlarında yüksek performanslı araçlara ve uygulamalara alışkın olan bu nesil, şirketlerin daha iyi olmasa da en az aynı düzeyde bir BT altyapısı sağlamalarını bekliyor. Diğer taraftan yeni araçlara ve uygulamalara alışmak durumunda kalan ve yeni çalışma yöntemlerini tamamen baştan öğrenmeleri gereken ileri yaşta birçok çalışan dijital değişimle ilgili zorluklarla karşı karşıya kalıyor.

Temel Performans Göstergeleri (KPI) yeniden tanımlanıyor

Nitelikli işçileri kazanmak için her geçen gün şiddetlenen mücadelede, şirketler dijital yerliler (dijital teknolojinin başlangıcı veya gelişimi sırasında doğmuş kişiler) veya gümüş sörfçüler (internette gezinerek kaliteli zaman geçiren ileri yaştaki bireyler) olmadan yapamazlar. Her iki nesil de rekabet için vazgeçilmez nitelikleri beraberinde getirir. Şirketler yeni iş dünyasına doğru ilerlerken tüm nesillere ev sahipliği yapmak istiyorlarsa, değişim sürecindeki farklı ihtiyaçları göz önünde bulundurmalı ve değişimi kabul etmek için önlemler almalıdır.

İlk adım olarak, yönetimi değişiklikler konusunda hevesli hale getirmek büyük önem taşır. Temel taşları yerine yerleştirilerek değişimi başlatmak için gerekli koşullar oluşturulmalıdır. Bu, bazı durumlarda BT departmanları için belirlenen temel performans göstergelerinde (KPI) görülebilir. Geçmişte bunlar, iş istasyonlarının mümkün olan en uygun maliyetlerle kurulması ve kolay yönetilebilmelerini sağlamak üzere tasarlanıyordu.

Günümüzde modern şirketler, dahili “müşteri memnuniyeti” ve verimlilik fikrine odaklanıyor. Bu nedenle, yeni masaüstü bilgisayar, dizüstü bilgisayar, klavye ve fare tedariki gibi çalışanlar için BT altyapısının satın alma süreçlerinde merkezi bir yaklaşım öneriliyor. Bu, insanları ve ihtiyaçlarını ön plana çıkarıyor.

İhtiyaçların analizi

İşyerlerinin çalışanların görevlerini verimli bir şekilde yerine getirebilmeleri için ihtiyaç duydukları tüm donanımlara sahip olacak şekilde kurulması gerekiyor. Doğru tasarlanmış bir BT altyapısı, hayal kırıklığı potansiyelini azaltır. Bu, çalışan memnuniyetinin artmasını sağlar. Ancak, bunun başarılabilmesi için şirketlerin öncelikle iş yerlerinin gereksinimleri hakkında ayrıntılı bilgiye sahip olmaları gerekir. Bu apaçık ortada olsa dahi iş istasyonlarının verimlilik odaklı bir şekilde kurulması, üzerinde çok çalışılmış bir spesifikasyon nedeniyle genellikle başarısız olur. Her bir çalışana odaklanarak bu sürecin karmaşık hale gelmesini önlemek için sözde bir “persona” oluşturmak sürecin iyi işlemesine yardımcı olur.

İki basit soru

“Personalar”, çalışanların farklı paydaş gruplarına bölünmesidir. Bu personaların tanımlanabilmesi için şirketlerin kendilerine birkaç soru sorması gerekir. Birinci Soru: Kullanıcılar, masaüstü veya dizüstü bilgisayarlara neden ihtiyaç duyar, hangi uygulamalar kullanıcılar için önemlidir, cihaz performansı ne düzeyde olmalıdır? İkinci Soru: Kullanıcılar masaüstü veya dizüstü bilgisayarlarını nerede kullanacak? Bilgisayarlarını iş yerinde mi yoksa toplantılarda ya da hareket halindeyken mi kullanacaklar? Evde mi çalışacaklar yoksa çevresel ortamın aşırı zorlu olduğu yerlerde mi çalışacaklar? Bu soruların yanıtları kullanılarak çalışanlar için en iyi BT altyapısının oluşturulmasına ilişkin karar sürecinde önem taşıyacak çeşitli kullanım senaryoları üretilebilir.

Örneğin, Dell Technologies’in beş farklı personası bulunur: Ofis kullanıcısı, uzaktan çalışan, mobil çalışan, koridor savaşçısı ve özel kullanıcı. Bu personaların özellikleri ve sayısı, sektöre ve şirketin odağına bağlı olarak değişir. Örneğin KOBİ’lerde, farklı personaların sayısı genellikle iş profillerinde daha az çeşitlilik olmasının yanı sıra şirketin büyüklüğüne bağlı olarak daha az olacaktır.

İnsan kaynakları ve BT departmanları birlikte çalışmalıdır

Büyük ölçekli şirketler, yukarıdaki soruların yanıtını almak için özel araçlar aracılığıyla kullanım ve performans verilerini toplayabilir. KOBİ’lerde ise bu yaklaşım, bu çalışmanın kapsamının ötesine geçecektir. Bu tür kuruluşlarda, kullanıcı anketi yapılması ve insan kaynakları ve BT departmanları arasında yakın iş birliği daha uygun olacaktır. İnsan kaynakları departmanları iş profilleri hakkında bilgi sahibidir ve çalışanlardan gereksinimlerle ilgili ek bilgi alabilir. İnsan kaynakları departmanı, BT departmanı ile birlikte bulguları hazırlayarak personaları tanımlar. BT departmanı, bunlara dayanarak işyeri altyapısının tedarikini planlar.

KOBİ’ler ayrıca üretici şirketlerden destek ve tavsiye alabilir. Örneğin, istenilirse uygulamaların incelenebileceği bir demo alanı oluşturabilirler. Çalışanlar bu alanda seçilen cihazları yakından inceleyerek geri bildirimde bulunabilir. Tüm departmanlardan seçilen birkaç çalışan ihtiyaçlarına uygun buldukları cihazlardan birini birkaç hafta boyunca test edebilir. Bu, söz konusu bilgisayarların kullanıcıların ihtiyaçlarını karşıladığından emin olunmasını sağlar.

İşyeri kurulumunda kişi merkezli bir yaklaşım kulağa çok fazla işmiş gibi gelebilir. Ancak, bu uygulama profesyonelce yapılırsa çalışanlar tam olarak ihtiyaç duydukları altyapıya sahip olacaklarından destek faaliyetlerini kolaylaştıracak ve harcanması gereken çaba azalacaktır. Tüm bunlara ek olarak, cihazların tamamı uygun yazılımlar kullanılarak tek bir platform üzerinden yönetilebilir. Kural olarak, kişi merkezli bir yaklaşım en az üç farklı iş profiline sahip minimum 50 veya daha fazla çalışanı olan şirketler için faydalıdır.

Dönüşüm kabul gerektirir

İşyerinin en iyi altyapıyla kurulması, sadece çalışanların avantajların farkında olmaları durumunda fayda sağlar. Bu nedenle, kişi merkezli BT tedarikine ek olarak, dönüşümün ileriye taşınması için başka önlemlere ihtiyaç vardır. Bu önlemlerden biri çalışanların eğitimidir. Bu aynı zamanda nesiller arası boşlukların kapanmasına olanak tanır. Genç çalışanlar bilgi birikimlerini artırırken yaşı daha ileri olan çalışanlar kendileriyle ilgili araçlara daha aşina hale gelir. Böylelikle dijitalleşmenin faydaları somut hale getirilirken nesiller arası bilgi farklılıkları azaltılmış olur.

Son olarak, çalışanların katılımı olmadan dijital dönüşümün başarıya ulaşması neredeyse imkansızdır. Bu doğrultuda değişimin gösterilmesi ve faydalarının görünür kılınması açısından yöneticiler ve çalışanlar büyük önem taşır. Ayrıca değişikliklerin neden gerekli olduğu, bu değişikliklerin günlük yaşamı nasıl etkilediği ve bunlarla nasıl başa çıkılacağı yönündeki açıklamaları iç iletişim yoluyla çalışanlara aktarılmalıdır. Çalışanlar, şirketlerinin kendilerini aktif olarak değişime dahil istediğini ve zorluklar karşısında destekleyeceğini hissederlerse, değişikliklere daha açık olacaklar ve dönüşümü kendi motivasyonlarıyla destekleyeceklerdir.