Förändringen av kontoret som arbetsplats

Hur kommer framtidens kontor att se ut? I pandemins fotspår tror nu experter att företag kommer att se över det fysiska kontorets funktion och även det faktiska behovet av att ha ett fysiskt kontor.

Fråga vilken mäklare som helst och alla slänger sig med samma slitna klyscha: läget är allt. Det är anledningen till att företag ofta placerar sina kontor nära sina kunder, vilket inte sällan är i centrala lägen och det medför i sin tur högre hyror. I och med covid-19 har företag nu börjat tänka om och allt fler medarbetare jobbar hemifrån.

Pandemin förde med sig omfattande nedstängningar i mer än en tredjedel av världen, och många företag har förändrat sättet de arbetar och gått över till arbete över till exempel Microsoft Teams och Slack. Många kontor har närmast legat öde. Många experter menar att det här faktiskt är mer än en tillfällig åtgärd och att det är dags för företag och deras medarbetare att tänka om kring kontoret som permanent arbetsplats.

Att arbeta hemifrån är inget nytt fenomen, men det är inte så många som gjort det. Enligt en rapport från april i år arbetade 14,6 procent av befolkningen hemifrån innan pandemin. Nu har det skett en tydlig ökning, och siffran är nu uppe i 48,7 procent.

Många av de som nu arbetar hemifrån kommer att fortsätta med det. Twitters vd Jack Dorsey har till exempel gjort det till företagspolicy att anställda ska ha möjlighet att permanent arbeta hemifrån om deras tjänster tillåter det. På Dell arbetade ungefär 25 procent av medarbetarna hemifrån, redan innan pandemin.

Den här utvecklingen är oundviklig, menar Patrick Lodge, partner på konsult- och undersökningsföretaget Working the Future:

”Möjligheten att arbeta flexibelt är ett trumfkort för att locka medarbetare i både Europa och Nordamerika. Det är framför allt attraktivt för unga människor som med ljus och lykta söker efter en hållbar balans mellan arbete och socialt liv”, säger han.

Efter pandemin kommer företag att tänka på ett annat sätt kring var de väljer att placera sina kontor, menar Melissa Swift, senior partner och chef för organisationsstrategiföretaget Korn Ferry Hay Groups digitala rådgivningsgrupp. ”Så fort du har mycket folk på samma plats är man väldigt känslig” menar hon och nämner COVID-19-virusets inverkan på storstaden New York som exempel. Swift menar att lösningen kan vara att företag diversifierar sina kontors placeringar, typ som man gör med en aktieportfölj.

”Betyder det att kontoret som koncept kommer att försvinna? Det är inte så troligt, men dess funktion och format kan komma att ändras.”, säger hon och tillägger: ”Poängen är inte att kontoret i sin fysiska form är död, det är mer som att vi ser över dess funktion på ett grundläggande sätt”.

Det finns självklart även ekonomiska motiv bakom arbetet med att se över kontorets funktion. Många företag kommer att behöva skära ner, och centralt placerade kontor är dyrt, menar Patrick Lodge. ”För många företag, framför allt de som arbetar med kunskap och information, är det inte logiskt att fortsätta betala samma höga hyror om de har möjlighet att ställa om sättet de arbetar på”, säger han och refererar till de sektorer som har det mesta av sitt värde i intellektuellt kapital – allt från PR-konsulter till advokater.

Med färre medarbetare på plats kan kontoren bli mindre. Många företag tittar alltmer på hot-desking – att medarbetare tar ett ledigt skrivbord när de kommer in till kontoret, istället för att ha permanenta platser. Det kan dock bli något anställda inte vill göra på grund av rädsla för smittospridning, menar Melissa Swift. Man kan även säga adjö till konferensrummen, ”De är som en grogrund för infektioner”, säger hon.

Istället tänker sig Swift halvöppna arbetsplatser, att använda mindre kontor mer effektivt som samarbetsutrymmen där medarbetare kan mötas för intellektuellt utbyte och social interaktion. Morgondagens möten kommer att vara fokuserade, funktionsinriktade och kul, men med strategisk inriktning. Resten av tiden tänker sig Swift att anställda arbetar hemifrån där de kan prestera och samtidigt bibehålla balansen mellan arbets- och privatliv. Mer sofistikerade samarbetsverktyg med video- och gruppchatt kommer att bli norm, och de möjliggör i sin tur att anställda enkelt kan arbeta tillsammans och minskar behovet av gammaldags fysiska möten.

”Det finns en möjlighet att omvandla kontoret till en samlingsplats för idéskapande, tillit och för att skapa sammanhållning”, säger Lodge och fortsätter: ”Det är livsviktiga ingredienser för arbetslag som presterar på en hög nivå”.

Att arbeta på olika geografiska platser kräver i sig nya färdigheter hos de anställda. Dells studie om framtidens arbete ”Realizing 2030” visar på att nya färdigheter krävs, exempelvis teknisk kunskap, för att kunna hantera nya digitala samarbetsverktyg. Mer än hälften som deltog i studien är övertygade om att nästa generations arbetare kommer att ha en klar fördel på grund av att de vuxit upp mitt i den snabba teknikutvecklingen och att de vant sig vid att ständigt anpassa sig för att hänga med. Smarta företag kan använda detta till sin fördel, till exempel visar undersökningen att en övervägande majoritet av de unga är positivt inställda till att hjälpa äldre anställda att förstå digitala verktyg.

Studien identifierade även behovet av så kallade mjuka färdigheter, till exempel kreativt tänkande, förmåga att se saker objektivt, logik och kommunikationsförmåga. En av de viktigaste färdigheterna hos en arbetsstyrka som flyttat från kontoret till hemarbete kommer att bli emotionell intelligens. Melissa Swift betonar vikten av empati – förmågan att förstå andras perspektiv, undvika att döma, och förmågan att identifiera vad kollegor behöver även om de inte uttrycker det explicit.

Självklart har också teknik en roll, där företag som Intel visat hur deras investeringar i teknik gjort att människor kan arbeta på ett sätt som inte riskerar hälsan, genom anpassningar av teknik som IoT, AI, molnet och andra tekniker.

About the Author: Dell Technologies