Comment éviter la fatigue liée aux visioconférences !

Vous vous sentez épuisé après une réunion en visioconférence ? C’est tout à fait normal ! Cela est dû à une multitude de facteurs auxquels notre cerveau a parfois du mal à s’habituer. Comprendre comment et pourquoi ces nouvelles pratiques génèrent de la fatigue peut aider à limiter leurs effets négatifs.

Des visages qui se succèdent entre deux tressautements dans de petits carrés numériques sur l’écran d’un ordinateur portable : bienvenue dans le nouveau monde du travail. Si les rendez-vous sur Zoom, Teams, Hangouts et autres GoToMeeting semblent fatigants, ce n’est pas uniquement à cause du sentiment d’isolement. C’est aussi en raison de la manière dont notre cerveau fonctionne.

Melanie Polkosky, titulaire d’un doctorat en psychologie cognitive sociale et spécialiste de la psychologie de l’expérience utilisateur a travaillé depuis son domicile pendant 16 années. Elle peut citer une multitude de raisons pour lesquelles les réunions virtuelles fatiguent notre cerveau bien différemment des salles de réunion physiques.

Un miroir gênant

« Lorsque nous interagissons avec des personnes, nous émettons en permanence tout un ensemble de signes sociaux, comme le ton de notre voix, notre façon de bouger les mains ou notre apparence générale, explique-t-elle. En société, nous utilisons tous ces indices pour porter un jugement. Dans une conférence virtuelle, nous nous observons nous-même parler ». Est-ce que nos cheveux sont bien coiffés ? Est-ce que mes habits conviennent ? Est-ce que je n’ai pas quelque chose de coincé entre les dents ? La visioconférence est un miroir qui nous renvoie une image de nous en mouvement remplie d’informations que nous ne pouvons nous empêcher de prendre en considération. Une image qui n’existe pas lorsque nous sommes au bureau.

Si vous réalisez en vous voyant à l’écran que vous bougez beaucoup vos mains, vous allez commencer à vous demander ce que les autres pensent de votre attitude et, par conséquent, vous sentir plus gêné. Ce qui crée une charge mentale supplémentaire pour le cerveau.  « Non seulement les informations qui nous parviennent sont différentes mais la manière dont nous les traitons est beaucoup plus éprouvante ».

Trop de visages, pas assez d’indices

A cela il faut ajouter la hiérarchie sociale. Dans une salle de réunion physique, nous savons qui dirige la rencontre et qui sont les personnes les plus importantes. Nous pouvons ainsi nous concentrer sur les indices sociaux qu’ils envoient et laisser les autres à l’écart de notre conscience. « C’est un mécanisme naturel qui nous permet de filtrer les informations sociales qui nous parviennent », précise-t-elle.

Dans une réunion virtuelle, tous les carrés sont les mêmes. Il n’y a pas de siège en bout de table ou de position dominante. Tout le monde dans la pièce ne se tourne pas au même moment vers la même personne pour porter son attention sur le leader. Sans cette distinction physique, notre cerveau doit travailler davantage pour se souvenir de qui est le leader.

« Et tous ces fonds d’écran Zoom ajoutent à la cacophonie », écrit Leah Schade, professeure au Séminaire théologique de Lexington (Kentucky), où 90 % des cours se font en ligne. Vous n’évoluez pas simplement dans votre salle de conférence, mais devez composer avec les dix environnements différents des participants ».

En ligne, des comportements différents ou accentués

Evidemment, avec une caméra braquée sur nous, nous nous sentons en plus obligés de prêter une attention continue et stricte à ce qui est dit et de ne pas griffonner sur une feuille ou regarder par la fenêtre comme nous pourrions le faire dans une véritable salle. Ces actions permettent pourtant au cerveau de faire une pause. Maintenir un niveau constant d’engagement parfois pendant plusieurs heures finit donc logiquement par être épuisant.

Les manières d’interagir peuvent également changer. Certains indices sociaux permettent habituellement de conserver toute l’attention pendant une réunion en présentiel. En ligne, le risque d’interrompre fréquemment vos collègues qui auront du mal à dégager ces signaux est plus grand. Une personne traditionnellement plus réservée peut hésiter à s’exprimer, de peur d’interrompre quelqu’un d’autre ou par crainte de paraitre incorrecte en s’imposant dans la conversation. Les professionnels doivent alors composer avec les traits de personnalité de leurs collègues qui peuvent sembler plus prégnants en visioconférence.

Une pause s’impose

« L’addition de toutes ces modifications sociales et comportementales peut rendre n’importe qui fatigué après une journée de réunions Zoom », résume Melanie Polkosky. La bonne nouvelle est que cette fatigue pourrait ne pas s’installer. Comme un muscle, notre cerveau peut apprendre et se développer avec ces nouveaux usages. Sur le long terme, nous parviendrons peut-être à ignorer nos mains agitées. L’innovation technologique a aussi son rôle à jouer. Nos écrans professionnels sont par exemple équipés par défaut d’un filtre qui limite les effets nocifs de la lumière bleue comme la fatigue visuelle. Jusqu’à présent, ce filtre était généré de manière logicielle et activé via le menu OSD du moniteur ou bien à travers l’application Dell Display Manager incluse. Dans nos prochains modèles, à commencer par le Dell U2421E, il sera matériel et activé par défaut. Côté UX, une simple fonction pour lever la main pendant les réunions virtuelles peut éviter de se couper la parole sans arrêt. Et au fur et à mesure que nos pratiques s’amélioreront, le télétravail deviendra notre « new normal ». « Les gens ont tendances à travailler plus longtemps et à être plus productifs en télétravail, constate la psychologue. Il peut encore y avoir un sentiment de communauté et de travail d’équipe, même à distance ».

Pour elle, la solution est dans une nouvelle organisation du travail et notamment dans le « chunking ». Cette pratique consiste à entrecouper sa journée de travail de moments de détente ou de tâches personnelles comme sortir le chien ou laver son linge. La plage horaire du travail est ainsi allongée, mais les pauses permettent d’être davantage concentré et plus productif, et surtout de réduire la fatigue mentale et physique. Quelques minutes d’étirements, une courte promenade dehors ou un moment de jeu avec les enfants peuvent suffire pour réduire les effets de visioconférences prolongées. Fermer simplement les yeux, ne serait-ce que cinq minutes, offrira à vos yeux et votre esprit un break bien mérité. Et tant que votre webcam est désactivée, personne ne le remarquera.

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Michael Le Scouezec

About the Author: Michael Le Scouezec

Professionnel de l’IT depuis 15 ans,Michael occupe aujourd’hui le poste de Chef produit sur les technologies d’affichage (moniteurs projecteurs) et accessoires en environnement professionnel (poste client, salles de réunions).