Työvälineet ja toimitilat uudistuvat hybridityön myötä

Ennen pandemiaa työskentelin pääsääntöisesti toimistolla, vaikka verkkokokouksia oli toki silloinkin paljon. Nyt pitkän etätyökauden jälkeen on jossain vaiheessa edessä toimistotyön ja etäilyn yhdistelmä, hybridityö. Kun koko toimiston väki siirtyy tähän malliin, sillä on kauaskantoisia vaikutuksia. Mistä on kyse ja mitä muutos vaatii?

Työelämässä siirrytään pysyvästi aikakauteen, jossa osa tekee töitä toimistolla, osa kotona tai muuten etänä, osa vaihdellen näiden välillä. Sopeutuminen muutokseen vaatii suunnitelmallista otetta ja monia käytännön toimenpiteitä. Keskeistä on huolehtia samalla sekä työhyvinvoinnista että työn tuloksellisuudesta.

Miten sinä koet oman tuottavuutesi, kun vertaat työskentelyä etänä ja toimistolla? Meillä oli aiheesta kysely, jossa arvioin oman tuottavuuteni etätyössä lähtökohtaisesti parantuneen. Etänä ollessa työaika on hyvin fokusoitunutta, eikä matkustamiseen tarvitse käyttää aikaa. Kääntöpuolena on se, miten paljon sosiaalista kanssakäymistä jää pois. Tuntuu, että se voi heikentää kehittämistä ja hankkeiden läpivientiä pidemmällä tähtäimellä.

Vähemmän neliöitä, uusia työvälineitä

Hybridityön maailmassa toimistoilla on selvästi aiempaa vähemmän käyttäjiä. Siksi monet yritykset miettivät, millaisia tiloja jatkossa tarvitaan, miten paljon toimistoneliöitä voisi vähentää ja miten tilat tulisi kalustaa uudenlaisia työnteon tarpeita ajatellen. Minäkin olen jutellut aiheesta Dellin EMEA-alueen kiinteistöistä vastaavan johtajan kanssa. Päätöksiä ei ole vielä tehty, mutta on jokseenkin selvä, että ympäri maailmaa tiloja tullaan supistamaan, ja osa perinteisestä työpöytäympäristöstä muutetaan yhteistyötä tukevaksi kollaboraatiotilaksi.

Toimitilojen hiljentyminen aiheuttaa myös konkreettisia kerrannaisvaikutuksia. Itse näin sen eräänä päivänä toimistolla käydessäni: parkkihallin autopesula on lopettanut. Harmi, mutta helppo ymmärtää, mistä se johtui.

Työntekijöiden hajasijoitusmalli, jossa osa on läsnä ja osa etänä, pakottaa miettimään myös työvälineitä. Yritysten pitää investoida hybridityötä palvelevaan teknologiaan, jolla voi taata työntekijöiden tuottavuuden. Uusia työskentelyn mallejakin täytyy kehittää.

Erittäin tärkeää on sovittaa yhteen toimistolla ja etänä olevat työntekijät. Jotta yhteinen työskentely olisi sujuvaa ja esimerkiksi kokouksissa syntyisi aitoa vuorovaikutusta, neuvotteluhuoneisiin kannattaa hankkia uudenlaisia kollaboraationäyttöjä. Ne ovat interaktiivisia, ja niitä voi kynäominaisuuden ansiosta käyttää ikään kuin fläppitauluna, mikä tuo kokouskäytäntöön tuttua ja hyödyllistä konkretiaa. Hybridikokoukset onnistuvat vaivattomasti ja luonnollisemmalla tavalla, ja usein passiivisista etäjäsenistä tulee aktiivisia kokouksen osallistujia.

Myös etätyötä tekeville pitää järjestää paremmat työvälineet ja huolehtia ergonomiasta. Esimerkiksi meillä Dellillä on mahdollista työskennellä joko hybridimallilla tai kokonaan etänä. Etätyöntekijöitä varten on muodostettu connected workplace -ohjelma, johon liittyessään työntekijä saa noin 350 euron arvoisen shekin, jolla saa ostaa kotiin ulkoisen näytön ja muuta tarpeellista välineistöä.

Joustoa myös laitteiden ja ohjelmistojen hallintaan

Uusi työnteon malli asettaa uusia vaatimuksia myös laitteiden hallinnalle. Perinteisesti esimerkiksi uuden tietokoneen käyttöönotto on onnistunut vain toimistolla firman sisäverkossa. Hybridityössä se ei vetele. Joustavampia hallintakeinoja on ollut olemassa jo kauan ennen pandemiaa, mutta niiden hyödyt on tosissaan hoksattu vasta nyt. Sellaisilla ohjelmistoilla kuten VMware Workspace ONE ja Microsoft Autopilot Intune jokainen voi ottaa uudet laitteet käyttöön itse vaikka kotonaan, ja niillä laitehallinta on helppoa ja tietoturvallista.

Hybridityöhän siirtyminen saattaa aiheuttaa hieman lisää kustannuksia uudenlaisten laitteiden ja ohjelmistojen takia. Kiinteistökustannusten kutistuminen kuitenkin kompensoi nämä kulut helposti. Ja lopulta suurin voitto saavutetaan sillä, että työntekijöille taataan toimiva, turvallinen ja viihtyisä työympäristö. Pyrkimyksenämme on sopeutua uuteen maailmaan.

Mitä ajatuksia sinulle herää hybridityöstä? Miten työtavat ovat muuttuneet, ja miten oma organisaatiosi aikoo jatkossa toimia?

About the Author: Antero Saren

Antero Sarén on Dell Technologiesin Suomen toimitusjohtaja. Antero on työskennellyt yli 20 vuoden ajan vaativissa johdon ja myynnin tehtävissä niin Suomessa kuin kansainvälisestikin. Postissa hän toimi vuosina 2003 – 2013 lukuisissa merkittävissä rooleissa, mm. sähköisten viestinvälityspalveluiden toimialajohtajana. Ennen Dellille siirtymistään helmikuussa 2019 hän toimi VMwaren maajohtajana. Uransa alkuvuosina hän työskenteli mm. Compaqilla ja HP:llä. Koulutukseltaan Antero on kauppatieteiden maisteri.